Charleville-Mézières, ville centre et chef-lieu de département, est un carrefour d’échanges entre les pays du nord de l’Europe et la France mais également une ville d’art et d’histoire qui séduit par la diversité et la richesse de son patrimoine.
Le SAGe est un service support tant pour la direction que les services opérationnels. A ce titre, l’assistant(e) de gestion administrative se situe en interface entre les services supports mutualisés (ressources humaines, finances, etc.).
Dans le domaine Finances / Commande publique :
Rédige des bons de commande
Rapproche des factures
Demande des virements de crédit
Prépare des états liquidatifs
Édite des états budgétaires
Réalise des saisies dans SEDIT finances
Dans le domaine des marchés publics :
Réalise des tâches de secrétariat :
◦ Frappe et mets en forme des pièces de marchés
◦ Renseigne et participe à l’exploitation du tableau de bord de planification des marchés
Dans le domaine des ressources humaines :
Réalise des tâches de paramétrage sur le logiciel de gestion du temps Horoquartz
Recherche les anomalies de pointage pour les services opérationnels
Saisie les éléments de paie
Saisie des éléments relatifs aux agents sur kiosc, module gestion des équipes : habilitation, formation, suivi des visites médicales, suivi des restrictions, etc.
Procède à des extractions de données sur Kiosc
Met à disposition des services les formulaires d’accidents de service et assure la transmission des dossiers complétés en RH
Transmets différents documents en RH
Dans le domaine des métiers des services opérationnel
Réalise des extractions depuis les modules métiers des services opérationnels (par exemple pour établir le bilan d’une manifestation)
· Gère les commandes de papeterie pour le bâtiment
· A titre exceptionnel, saisie de la donnée dans les modules métiers des services opérationnels
· Mise en forme des feuilles d’astreintes
· Attestation fiscale pour les agents demandeurs
· Frappe et mise en forme de notes ou de courrier
· Secrétariat délocalisé (Forum de l’emploi – distribution de sel – autres)
· Formation et accompagnement pour petite formation « logiciel métier » des chefs de service et équipes encadrantes
· Tenu à jour du tableau des délibérations intéressant la DGEP.
· Édition de plannings
· Prise d’information par téléphone et ventilation ou compilation de l’information
· Réalise des tâches administratives complémentaires sur demande du rédacteur (trice) et de la direction.
- Travail de bureau + télétravail possible (recommandé un jour par semaine)
- Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
- Horaires variables : Plage variable : 07h45-08h45, plage fixe : 08h45-11h30, plage variable : 11h30-13h45, plage fixe : 13h45-16h30, plage variable : 16h30-18h00.
- Heures supplémentaires sur des missions complémentaires
- Récupérations ou Repos Compensateur
- Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville Mézières
- Utilisation des véhicules du pool du service
- Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable
